Como Implementar um Sistema de Ticket para Helpdesk

Curiosidades - 19 ago 2024
Como Implementar um Sistema de Ticket para Helpdesk

A eficiência e a satisfação do cliente são primordiais para empresas de diferentes áreas de atuação. Nesse cenário, um sistema de ticket para helpdesk surge como uma ferramenta essencial capaz de organizar e gerenciar as solicitações de suporte. Ele também otimiza a comunicação e o acompanhamento das demandas, garantindo que cada problema seja resolvido com eficiência e pela área correta.

Continue a leitura deste artigo e saiba mais sobre:

  • O que é um sistema de ticket para helpdesk;
  • Por que é preciso utilizar um sistema de tickets para Helpdesk;
  • Quais são os passos para implementar um sistema de ticket para helpdesk.

O que é um sistema de ticket para helpdesk?

Um sistema de ticket para helpdesk é uma estratégia de atendimento ao cliente e oferece soluções de gerenciamento de suporte. Ela organiza, rastreia e resolve as solicitações de assistência dos clientes, registrando cada uma como um ticket, contendo informações relevantes como:

  • Detalhes do cliente;
  • Descrição de problemas;
  • Histórico de interações.

Um sistema desse tipo facilita a gestão e acompanhamento das demandas de uma equipe de atendimento. Assim, é possível promover uma resolução rápida e eficiente de problemas e aumentar a satisfação dos clientes. 

Quais são os benefícios de utilizar um sistema de ticket na gestão de suporte?

Existem diversos benefícios em utilizar uma plataforma desse tipo. Confira a seguir as três que se destacam:

Organização

O sistema de ticketing para helpdesk centraliza todas as solicitações em um único lugar, o que facilita o acesso e o gerenciamento dessas informações. Além disso, evita que problemas sejam esquecidos ou duplicados, melhorando as métricas de satisfação da empresa.

Rastreamento

Esse tipo de sistema permite o acompanhamento do status de cada ticket, garantindo que nenhuma solicitação seja esquecida. Afinal, um ticket pode ter status como “Aberto”, “Em Progresso” e “Resolvido”, permitindo que os clientes e a equipe de suporte monitorem o progresso em tempo real.

Pode até parecer simples, mas é uma grande vantagem. Pense que dezenas ou até centenas de pessoas são abordadas por dia em uma rotina de atendimento. Então a possibilidade de rastrear o progresso do trabalho faz toda a diferença.

Eficiência

O sistema de ticket para helpdesk automatiza processos e aloca tarefas de forma eficaz, aumentando a produtividade da equipe. Ao utilizar automações no sistema, é possível criar regras para encaminhar tickets automaticamente para o departamento correto com base em palavras-chave ou prioridade.

Por que é preciso utilizar um sistema de tickets para Helpdesk?

Como falamos anteriormente, existem diversas situações que podem expôr a empresa negativamente na internet que estão relacionadas ao atendimento ao cliente:

  • Reclame Aqui;
  • Avaliações do Google;
  • Divulgações nas redes sociais.

Por isso, é preciso oferecer um atendimento de qualidade, e um sistema de tickets para helpdesk é uma ferramenta importantíssima nesse sentido. Ele traz facilidade e eficácia para a rotina de atendimento e ajuda a evitar erros e situações desagradáveis com os clientes.

Quais são os passos para implementar um sistema de ticket para helpdesk? 

Para garantir uma implementação bem-sucedida da plataforma, alguns passos podem ser seguidos:

Avalie as necessidades da empresa

Quais são as necessidades específicas da sua empresa? Avalie os tipos de suporte que você oferece, o volume de solicitações e os recursos necessários para atender aos clientes de forma eficiente.

Escolha o software de ticket adequado

Pesquise e selecione um software de ticket que atenda às suas necessidades. Para isso, considere fatores como facilidade de uso, recursos de automação, integração com outras ferramentas e suporte técnico oferecido pelo fornecedor.

Configure o sistema e faça a personalização

Personalize os fluxos de trabalho, categorias de tickets e as regras de escalonamento. Isso garantirá que o sistema atenda exatamente ao seu processo de suporte.

Treine sua equipe

Uma implementação eficaz depende, geralmente, de uma equipe bem treinada. Então, planejar cursos para que todos os colaboradores entendam como usar o sistema pode trazer bons resultados.

Conte com especialistas

Contrate uma empresa especialista neste modelo de atendimento, como a Inove, e aproveite todos os benefícios relacionados.

Leia também: Engajamento do Cliente — 4 Ferramentas e Técnicas Para o Dia a Dia

Implementar um sistema de ticket para helpdesk é um passo fundamental para melhorar a eficiência e a satisfação do cliente. Se você deseja transformar suas operações e maximizar os resultados, conheça as soluções da Inove e otimize seus processos!

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